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仕事を効率化することで、定時に帰っても誰にも文句を言われない状況を作りましょう!

ワーママにとって残業というのは悩みの種になります。

なにせ保育園のお迎えがあるので残業ができません。

そのため同僚から冷たい視線を浴びることもあります。

そんな日々肩身の狭い思いをしているワーママが、胸をはって定時に帰れるようにするためには仕事を効率化して残務そのものをなくすことがポイントになります。

ここではあなたを定時に帰れるようにするため、劇的に仕事を効率化させる方法を紹介します。

明日からできることばかりなのでぜひ活用してください!

仕事の量を見える化する

まず現在自分がどれだけの仕事を抱えているのかを分かりやすくするために、すべてリストとしてあげましょう。

とにかく思いつくままに今日しなければいけないことを書き出すのです。

これは仕事の量が把握できればいいので、特にきれいにかく必要はありません。

なのでこのリスト化に思い悩んで10分も20分も費やすというようなことのないようにしましょう。

リスト化した業務はスケジュールに組んでいきます。

スケジュールの組み方はこちらの記事を参照ください。

そして大事なのはここからなのですが、行った業務に関してはひとつずつ斜線で消していくようにしましょう。

そうすると一目で何が残っているのかが分かるのですが、ここで得られるメリットはそれだけではありません。

目で見て仕事が片付けていっているというのが実感できるのです。

この「片付いていっている」という実感こそ仕事の効率化には重要になります。

というのも「片付いていっている」という実感が脳に快感として伝わるので、どんどん仕事を片付けたくて仕方なくなってしまうのです。

そのため残っている業務に対しても、

・スキマ時間にできないか

・これとこれは並行してできないか

など自分の中で色々考えるようになります。

言うまでもなく何も考えずに業務をこなすより「早く仕事を片付けたい」と意識しながら業務をする方が効率はよくなります。

作業をテンプレ化する

仕事を効率化するためには、よく行う業務はテンプレ化してしまいましょう。

書類などもすべて一から作るのではなく、載せるべき項目、書く順番などをあらかじめ決めておくのです。

私も仕事で電子カルテに入力する際、記録の書く内容はテンプレ化しています。

なので記録を書く際は自分の頭の中のテンプレに患者さんの症状や発言、アセスメントをはめ込んでいくだけでいいのです。

テンプレがないと書き出しの一行目から詰まってしまうことも多いのですが、テンプレにしているとそのようなことにはなりません。

ちなみに自分が運営しているこのブログもテンプレを作っています。

何を書くかテーマを決めた後は、自分の作ったテンプレに情報を埋め込んでいくという方法で書いているので、途中で手が止まるということもなければ、話が大幅にそれて着地点がおかしくなるということもありません。

このテンプレを導入してから看護記録もブログも所要時間を半分くらいに圧縮することができました。

あなたも仕事でよく使う書類などは、どのようなことを書かなければいけないのか要点を書きだし自分のテンプレを作ってみましょう。
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パーキンソンの法則を意識する

業務をする際はひとつひとつに制限時間というデッドラインを引きましょう。

パーキンソンの法則といって、人は与えられた時間の全てを使ってしまうという習性があります。

そのため本来10分でできる仕事であっても「1時間でしてね」と言われたら1時間かかってしまうのです。

逆に普段1時間かかっている仕事でも、15分でしなければいけないという状況に陥れば意外と15分でできるのがパーキンソンの法則です。

そのため何も考えずに業務をするのではなく「10分で終わらせよう」と自分に制限時間を設けて行った方が業務時間の短縮につながるのです。

仕事の効率を向上するためにも、パーキンソンの法則を利用していきましょう。

分からないことをそのままにしない

仕事で分からないこと、知らないことが出てきたときはそのままにしてはいけません。

仕事をする上で必要な知識はどんどん自分のものにしていきましょう。

「よく分からないこと」を行う時というのは非常に時間がかかります。

・手順が分からない

・注意点が分からない。

そのような状況では仕事の効率を上げる工夫なんてできませんし、100%非効率的な動きしかできません。

そのため業務上で分からないことが出てきたときは、きちんとその知識を身に付けるようにしましょう。

悩んだ時は誰かに相談する

仕事中は頭の中で色んなことを考えていると思いますが、答えが出ない時はどうしていますか?

答えが出ずに悩んでしまった時は、いつまでも一人で考えていても時間の無駄なので誰かに相談してしまいましょう。

ブレーンストーミングといって、誰かに自分の頭の中のイメージを話すことでそこから相互交差の連鎖反応から新たなアイデアが生まれることがあります。

なので自分1人で悩んでしまった時はそこに時間をかけるより、誰かに相談してブレーンストーミングの力を借りた方が効率がよく、またクオリティの高いものが完成するのです。

なので私も看護計画を立てる際に悩んだ時は、近くにいる先輩に相談したり、カンファレンスの議題にあげて一緒に考えてもらったりしています。

そうすることで1人で悩む時よりも短時間で、しかも自分では思いつかないようなアイデアを見つけることができます。

仕事で悩んだ時は1人で悩むことに時間をかけるのではなく、誰かに相談してしまいましょう。

準備を徹底する

しっかり準備ができているかできていないかでも仕事の効率は大幅に変わるので、事前の準備は徹底するようにしましょう。

これは私自身仕事をする上でもいつも痛感しています。

緊急入院が入るとなった時、その患者さんが病棟に来るまでに必要な物品や書類を揃えておいたり、既往歴や現在飲んでいる薬などを確認できている場合と、このような準備ができないままに入院が来てしまった時とでは自分の動き方が全然違うのです。

患者さんの情報を事前にしっかり確認できている時は、予想される必要物品を全部病室に持っていくことができます。

また普段飲んでいる薬や日常生活レベルなども事前に確認できていれば、患者さんに質問しなければいけないことも最小限で済みます。

しかし事前に情報収集ができていなかった時は、足りない必要物品を何度も詰め所まで取りにいかないといけませんし、患者さんのカルテに書いているにも関わらず患者さんにいちから聞いてしまっているということがあります。

このように事前の準備や情報収集ができていない場合、明らかに効率の悪い動きになってしまうのです。

そのため何事も事前の準備を徹底するようにしましょう。

これから行う業務の情報を頭にいれているだけでも効率がグッとあがります。

先読みするクセをつける

仕事をする時は先読みするクセをつけるようにしましょう。

Aをしなければいけないという場合、その後のBCDのことも考えて動くようにするのです。

私の場合でいうと重症な患者さんを受け持った時、単にスケジュール通りに動くのではなく、今後予想される状態変化も頭にいれて準備しておくという感じです。

・食事が摂れなくなった場合は内服をどうするのか。

・夜間急変が起きた時はどう対応するのか。

などなど先読みしていると確認しておきたいことが沢山でてきます。

先読みすることで主治医に確認しておきたいこともあらかじめまとめておくことができるので、主治医への電話も一回で済みます。

そして備えをしていれば、実際に状態変化が起きても慌てることなく対応することができます。

先読みして想定される状況に対して備えておくことで、常に落ち着いてスムーズに業務をすることができますよ。
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さいごに

私自身、育休復帰後は毎日お迎え時間ギリギリまで残業して、それでも仕事が終わらず頭を下げて帰った経験があります。

その時、自分自身が職場のお荷物になっているような気がして、全然自分に自信がもてませんでした。

「こんな肩身の狭い思いをして働きたくない!」と思い、いつも定時で帰っている先輩の時間の使い方を研究したり、あらゆるビジネス書を読んだりして仕事の効率化を目指しました。

そして試行錯誤して半年後、定時までに仕事を終わらせることができるようになりました。

「誰にも残務を頼まなくていい」という状況は、私の精神的なストレスを大きく改善してくれました。

ここに書いている仕事の効率化は、私自身で実証済みの方法なのでぜひ活用してくださいね!

【仕事の時短を目指すならこちらの記事も参考になります。】

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