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職場の先輩から「仕事の効率が悪い」と指摘されて落ち込んでいるあなた!

大丈夫!効率の悪さは誰でも簡単に改善することができますよ(=゚ω゚)ノ

・一生懸命に仕事をしているのに、なぜか周囲よりも仕事が終わるのが遅い。

・常に時間に追われている割に、全然仕事が片付かない。

仕事の効率が悪い人というのは、このような共通点がありますよね。

これらは才能がないというわけではないし、努力しないと克服できないというものでもありません。

効率の悪い人と効率の良い人の差は、効率よく動くためのちょっとしたコツを知っているか知らないかの差でしかないのです。

そのため効率よく動くためのコツさえ知れば、誰でも簡単に効率の悪い自分と決別することができます。

ここでは仕事の効率が悪い人の特徴をあげながら、効率よく動くためにはどうすればいいかを解説しています。

これを読めば、もう先輩たちから「効率が悪い」なんて言われなくなりますよ!

一緒に職場の同僚を見返してやりましょう!

いつも思いつきで行動している

仕事の効率が悪い人はいつも思いつきで行動してしまいます。

そのため準備が不十分で非常に効率の悪い動きをしたり、先読みができず後で判断ミスに気づいたりといった状況に陥りやすいのです。

全体像を把握して優先順位を付けよう

思いつきで行動する前に、仕事の全体像を把握して優先順位をつけるようにしましょう。

思い付きで行動してしまう人は仕事をズームアップで見すぎている可能性があります。

仕事を近くで見すぎるあまり、他の大事な業務が視界に入ってきていないのです。

なので鳥が空から街を見るかのように自分の仕事の全体像が見えるところまで視野を広げてみましょう。

そうすれば今何をすべきかが見え、効率的に動けるようになりますよ。

この全体像の把握の方法ですが、朝一番に仕事のto doリストを作りましょう。

to doリストというのは、今日しなければいけない業務をリスト化したもののことを指します。

今日しなければいけないことをすべて書き出すだけでも、頭の中が整理され仕事の全体像をつかむことができるようになりますよ。

そしてto doリストを作れば、次にリストの優先順位をつけましょう。

仕事は様々な業務が複雑に関連していたり、優先順位というものがあるので単に思い付きでこなせばいいというものではありません。

緊急度の高いもの、ミスが許されないものが優先度が高く、明日に回しても差し支えない業務は優先度が低いといえます。

このようにして優先度の高いものが分かれば、その業務を優先しながら業務を進めていくのです。

仕事の全体像を把握するためのコツはこちらの記事で紹介していますので、合わせてお読みください。

毎朝10分の段取りで残業ゼロが実現!ワーママのストレスを劇的に減らす仕事術


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一日のスケジュールが組めない

仕事の効率が悪い人は1日のスケジュールを組むことが非常に苦手です。

頭の中で「あれもしないといけない」「これもしないといけない」と、しないといけないことだけを考えてはパニックになって優先順位を決められず、しいてはスケジュールも組めないのです。

そのためセカセカ動いている割に、意味のない動きばかりしてしまっています。

定時から逆算して大事な仕事を埋めていく

しないといけないことだらけでパニックになっている時こそ、冷静になってスケジュールをしっかり立てましょう。

優先順位の付け方が難しい時は、ミスをした時に損害が大きいのはどっちかという風に考えるとすぐに答えが出ます。

そしてミスをした時の代償が大きいものから順にスケジュールを組めば、自然と効率よく動けるようになるのです。

また仕事をする際は単に仕事をこなすのではなく、終業時間に仕事が終わるように終業時間から逆算してスケジュールを組むようにしましょう。

この時に大事なのが、業務一つ一つにおいてもしっかり時間管理をするということです。

人にはパーキンソンの法則というものがあり、人は時間があればあるだけ使ってしまうという習性があります。

そのため時間制限がない場合、10分でできる仕事でもダラダラと30分以上かかってしまうということも珍しくありません。

逆にいつも30分かかっているけど、締め切りまであと10分しかない!となった場合、意外と10分でやり抜けたりします。

このように人間は時間制限があると、いつも以上に早くに仕上げることができてしまうという法則があります。

そのため業務一つ一つに少し厳しめの制限時間を設けてみましょう。

そうするだけでも仕事が早く片付けられるようになります。

そして、このようにスケジュール管理をすると、自然と終業時間までに仕事が片付くようになりますよ。

具体的な1日のスケジュールの組み方はこちらの記事で説明していますので、合わせてお読みください。

業務の表面しか見えていない

仕事の効率が悪い人は業務の表面しか見ておらず。なぜそれをしないといけないのかという本質の部分を理解していません。

業務の表面しか見えていない場合、覚えも悪くなりますし、手の抜き方も分からないので仕事そのものも時間がかかってしまいます。

しかし「なぜそれをしないといけないのか」という本質の部分を理解していると、仕事の覚えは格段によくなりますし、押さえるべきポイントが分かるので上手な手の抜き方もわかってきます。

業務の根拠を理解しよう

仕事を早く覚える、上手に手を抜くといったことができるようになるためには、業務の根拠を理解する必要があります。

業務の根拠というのは「なぜそれをしないといけないのか?」という部分です。

たとえば「12時~13時は他の会社に電話してはいけない」と教えられたとして、そのことばをありのままに覚えようとすると時間とともに忘れやすくなります。

また、たとえ12~13時は連絡してはいけないということを知っていても、先方に連絡しないといけないという事態が起きた時に、「今回は例外だ」と1人で理由付けをして12時に電話をしてしまうということもあります。

そして上司に怒られたり、先方から非常識と思われ契約の話が悪い方向へ向かったりという展開が待っているのです。

しかし「12時~13時は他の会社に電話してはいけない。なぜなら他の会社も昼休憩中で迷惑がかかるから」という根拠を知っているとそう簡単には忘れません。

また緊急で先方に連絡しなければいけないことがあったとしても、これは13時以降でも間に合う話なのかどうかを冷静に考えることができますし、もし電話をしなければ間に合わないという場合でも「お昼に申し訳ございません。」の一言を付けることができます。

このように根拠をしっているかどうかで、判断の仕方が全く違ってくるのです。

根拠を知っている人は仕事を覚えるのが早いだけでなく、押さえるべき点を押さえることができるため、誤った判断をせずに済むのです。

当然ながらそのような人の方が、仕事を効率的に進められますよね。

ぜひ、あなたも仕事は根拠をもとに覚えるようにしてみてください。

仕事が遅い人も○○するだけで出来る人に!3倍速の仕事術を大公開!

何でも「後で」と言ってしまう

仕事の効率が悪い人ほど目の前の業務を後回しにする傾向があります。

仕事を後回しにするとどんどん仕事がたまっていくのですが、そうなるとその間自分の頭の中を整理することができなくなりますよね。

その結果、頭の回転も悪くなるので業務全般の効率も悪くなってしまうのです。

気付いた時にすぐやる癖をつけよう

気付いたことは気づいた時に片付けていくという習慣をもちましょう。

自分の仕事、自分の頭の中をシンプルにしておく方が、頭の回転も速くなり仕事の効率も良くなります。

また仕事が沢山残っているという状況が自分のモチベーションを下げ、さらに非効率な状況につながるので、自分のモチベーションを上げるためにもどんどん仕事はかたづけていきましょう。

「明日でいっか」は絶対にいけません。

生産性のないこだわりが強い

仕事の効率が悪い人は生産性のないところにも強いこだわりがあるという特徴があります。

部署内でしか読まれない会議の議事録を書くのに膨大な時間を費やしたり、職場の忘年会の余興に一生懸命になって肝心な本業が後回しになったりしている人もいます。

このような人は自分のしていることが、どのような利益につながっているのが意識できていません。

そのためなんの利益にもつながらない業務にこだわりを持ってしまうのです。
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自分のしていることが、どのような利益につながるのかを意識しよう

今自分のしていることがどのように利益につながっているのかを意識しましょう。

お金で換算する以外にも顧客の満足度につながること、仕事の効率化につながることも回り回ってお金になって返ってくるので、そのようなことも利益として考えてみましょう。

そのようなことを考えると、部署内で共有する会議の議事録なんてどんなにきれいに書いたって利益にはつながらないことが分かります。

議事録は何を話したかが分かればそれでいいので、そこに時間をかけてはいけないのです。

また忘年会の余興なんて本人達の自己満足以外のなにものでもありません。

どんな利益につながるかを意識するだけで、手を抜いていいところとダメなところが一目瞭然になりますよ。

寝不足が続いている

いうまでもなく寝不足は脳の活動を低下させるので必然的に仕事の効率が悪くなります。

実際に寝不足が仕事の効率を下げることは科学的にも証明されています。

そのため時々寝不足自慢をしては「自分は頑張っている」とアピールする人がいますが、完全に勘違いでしかありません。

寝不足自慢は「自分は頑張っている」ではなく「自分の頭は回転していない」と公言しているようなものだということに気づきましょう。

仕事の効率を上げるためには睡眠が大切!

仕事の効率を上げるためには睡眠時間を大切にしましょう。

ホリエモンこと堀江貴文さんも、何万もの仕事を並行するためには睡眠は必須だといっており、一日8時間の睡眠時間を確保しているそうです。

ほかにもビルゲイツは7時間睡眠でしたし、オバマ元大統領も6時間は睡眠時間を確保していました。

成功者というと寝ずに働いているというイメージがあるかもしれませんが、決してそんなことはないのです。

【よく働く人ほどよく寝る】

このことを意識して、あなたも睡眠時間を大切にしましょう。

ミスや他人の言葉を引きずっている

ミスや他人の言葉を気にして引きずっていませんか?

このようなことを気にすると仕事に集中できませんし、判断力も鈍くなります。

とくに他人の言葉を気にしだすと、判断基準が「他人にどう思われるか」というものになってきます。

そのため正しい判断ができなくなり、結果的に効率の悪い動きをしてしまう場合があります。

気持ちを切り替えていこう!

ミスをしたり他人から厳しい言葉をかけられたりしても、引きずらずに気持ちを切り替えていきましょう。

ミスを犯した時に大事なことは繰り返さないこと。

だからミスをした場合も次からどうしたらいいかを振り返ったら、もうそれ以上は気にしてはいけません。

他人からの言葉も学びとして受け止めたら、それ以上は悩んではいけないのです。

ミスをしない人間、怒られたことのない人間なんていないのですから、気持ちを切り替えて前向きに仕事をしていきましょう。

ミスが多い理由は進め方です!脳科学で仕事が出来る人に大変身!


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効率が悪くて悩んでいる人のためのQ&A

仕事の効率が悪くて悩んでいる人が抱えている悩みについて1つずつお応えしていきます。

効率よく動けないのは自分の頭が悪いからですか?

頭が悪いから効率良く動けないというわけではありません。

もちろん頭の回転が速い人ほど、効率的に物事を動かすでしょう。

しかしこのような頭の回転はトレーニングすることで誰でも身に付けることができますし、何よりも効率が悪い人と効率のいい人の差は時間の使い方のコツを知っているかどうかの差の方が大きいです。

そのため「自分の頭が悪いせいだ」と落ち込まず、前章で説明した効率よく動くためのコツを意識してやってみてください。

きっと仕事のスピードが変わるはずです。

想定外のトラブルが起きると対応できなくなるんです。

想定外のトラブルに対応できないのは、仕事の全体像の把握ができていないからです。

つねに仕事の全体像を把握して、定時から逆算してやるべきことを整理する習慣を身に付けましょう。

そしてトラブルが起きた時は、落ち着いて一旦仕事の全体像を把握しなおしましょう。

そうすることで想定外のトラブルが起きた場合でも、今優先すべきことは何かがおのずと見えてきますよ。

同時に違う仕事を並行して行うことができません。

同時に違う仕事を並行して行うには「慣れ」も必要です。

誰しもが慣れない仕事をしている時はどうしても時間がかかりますし、ましてや他のことも並行しようとするとミスが起きやすくなります。

しかしその業務に慣れてくると「今日のご飯は何にしようかな」なんて考える余裕だって出てくるようになります。

初めてコマなし自転車を乗った時のことを思い出してみてください。

はじめはガチガチに緊張して、慎重にひとこぎひとこぎ自転車に乗っていましたよね。

最初は曲がることもできなければ、他のことを考える余裕だってなかったはず。

しかしいつしか自転車で曲がることなんて平気になりますし、鼻歌を歌いながら自転車に乗ることだってできるようになりました。

仕事も一緒です。

業務に慣れてくれば、自然と複数のことを同時に行えるようになりますよ。

職場の先輩たちに「遅い」とか「これくらい出来ないと」なんて言われた人もいるかもしれませんが、その先輩だって、最初はてこずっていたはずですよ。

悲しいことに初心を忘れてるので、あなたに偉そうに言っているだけ。

だから焦らずにまずは一つ一つ確実にこなしていきましょう。

そうすればいつしか同時に複数の仕事をこなすことができるようになりますよ。

完璧主義なので仕事が終わりません。

「完璧主義」というと聞こえはいいですが、完璧主義を理由に仕事が終わらない人は無駄なことをしていることが非常に多いです。

仕事の目的とかけ離れていることに一生懸命になっているんですね。

たとえば提出する書類の文字の大きさとか、同僚しか見ない書類の言葉の表現とか。。。

それが違ったとしても結果は変わらないでしょという部分にこだわってしまっているんです。

このような無駄な作業をなくすためには、仕事の本来の目的を意識するようにしましょう。

書類1つでも何の目的のための書類なのかを考えれば、その目的を達成するためだけのことをすればいいのです。

そうすることで、これまで無駄に時間をかけていた作業を削減することができますよ。

何度も同じミスをしてしまうんです。

何度も同じミスをしてしまうという場合は、なぜミスをしてしまったのか、同じミスを繰り返さないためにはどうしたらいいのかを1回1回振り返りましょう。

ミスをした後も「あ~やってしまった」と落ち込んで終わりにしていては、何の成長もありません。

そのためまた同じことを繰り返しミスしてしまうのです。

ミスをした時に、次同じ場面になったらどうするべきかを振り返るだけで、同じミスというのは防げるようになりますよ。

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さいごに

一生懸命頑張っているのになぜか人より時間がかかってしまうというのは、あなたの能力が低いからではなく、単に効率の良い時間の使い方や頭の使い方を知らないからです。

知らないから効率の悪い動き方をしているにすぎないだけ。

でもここで効率よく仕事をするための時間の使い方や考え方を知ることができました。

だから明日からもっともっと仕事を効率よくすることができるようになります。

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