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仕事の効率が悪い人にはある7つの共通点があります。

いつも一生懸命仕事をしているのに人より時間がかかってしまうという人は、仕事の効率が悪い人が陥りやすい特徴を持っているから上手くいかないんですね。

逆に言えば、ここを改善できれば効率よく仕事をこなすことが必ずできるということです。

ここでは仕事の効率が悪い人の特徴をあげ、その特徴を修正するにはどうすればいいかをお伝えします。

同僚から「仕事が遅い」と言われているあなた!

この機会に絶対に同僚たちを見返してやりましょう!

いつも思いつきで行動している

仕事の効率が悪い人はいつも思いつきで行動してしまいます。

そのため準備が不十分で非常に効率の悪い動きをしたり、先読みができず後で判断ミスに気づいたりといった状況に陥りやすいのです。

全体像を把握して優先順位を付けよう

思いつきで行動する前に、仕事の全体像を把握して優先順位をつけるようにしましょう。

仕事は様々な業務が複雑に関連していたり、優先順位というものがあるので単に思い付きでこなせばいいというものではありません。

思い付きで行動してしまう人は仕事をズームアップで見すぎている可能性があります。

仕事を近くで見すぎるあまり、他の大事な業務が視界に入ってきていないのです。

なので鳥が空から街を見るかのように自分の仕事の全体像が見えるところまで引いてみましょう。

そうすれば今何をすべきかが見え、効率的に動けるようになります。
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一日のスケジュールが組めない

どの仕事も重要すぎて何から手を付けたらいいか分からないという人は、頭の整理ができていないので効率的に動くことができません。

頭の中で「あれもしないといけない」「これもしないといけない」と、しないといけないことだけを考えてはパニックになって優先順位を決められず、しいてはスケジュールも組めないのです。

そのためセカセカ動いている割に、意味のない動きばかりしてしまっています。

定時から逆算して大事な仕事を埋めていく

しないといけないことだらけでパニックになっている時こそ、冷静にスケジュールをしっかり立てましょう。

優先順位の付け方が難しい時は、ミスをした時に損害が大きいのはどっちかという風に考えるとすぐに答えが出ます。

このようにしてしなければいけないことに優先順位をつけたあとは、あなたの定時から逆算してスケジュールに埋めていきましょう。

スケジュールが明確になるだけで無駄な動きをなくすことができます。

業務の表面しか見えていない

業務の表面しか見えていない場合、覚えも悪くなりますし、手の抜き方も分からないので仕事そのものも時間がかかってしまいます。

何回同じことを聞いても覚えられない人は、記憶力が悪いのではなく物事を表面だけでしか見れていないことが原因といえます。

業務の根拠を理解しよう

仕事を早く覚える、上手に手を抜くといったことができるようになるためには、業務の根拠を理解する必要があります。

業務の根拠というのは「なぜそれをしないといけないのか?」という部分です。

たとえば「12時~13時は他の会社に電話してはいけない」と教えられたとして、そのことばをありのままに覚えようとすると時間とともに忘れやすくなります。

しかし「12時~13時は他の会社に電話してはいけない。なぜなら他の会社も昼休憩中で迷惑がかかるから」という根拠を知っているとそう簡単には忘れません。

そのため自分は他の人より覚えるのが遅い、すぐに忘れてしまうという人は「なぜ」の部分を理解するようにしましょう。

そうすれば簡単に業務を覚えられるようになりますし、どこを抑えなければいけないかがわかると手の抜き方も分かるようになります。

何でも「後で」と言ってしまう

仕事の効率が悪い人ほど業務を後回しにする傾向があります。

仕事を後回しにするとどんどん仕事がたまっていき、その間自分の頭の中を整理することができなくなります。

そのため頭の回転も悪くなるので、業務全般の効率も悪くなってしまうのです。

気付いた時にすぐやる癖をつけよう

気付いたことは気づいた時に片付けていくという習慣をもちましょう。

自分の仕事、自分の頭の中をシンプルにしておく方が、頭の回転も速くなり仕事の効率も良くなります。

また仕事が沢山残っているという状況が自分のモチベーションを下げ、さらに非効率な状況につながるので、自分のモチベーションを上げるためにもどんどん仕事はかたづけていきましょう。

「明日でいっか」は絶対にいけません。

生産性のないこだわりが強い

仕事の効率が悪い人は生産性のないところにも強いこだわりがあるという特徴があります。

部署内でしか読まれない会議の議事録を書くのに膨大な時間を費やしたり、職場の忘年会の余興に一生懸命になって肝心な本業が後回しになったりしている人もいます。

このような人は自分のしていることが、どのような利益につながっているのが意識できていません。

そのためなんの利益にもつながらない業務にこだわりを持ってしまうのです。
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自分のしていることが、どのような利益につながるのかを意識しよう

今自分のしていることがどのように利益につながっているのかを意識しましょう。

お金で換算する以外にも顧客の満足度につながること、仕事の効率化につながることも回り回ってお金になって返ってくるので、そのようなことも利益として考えてみましょう。

そのようなことを考えると、部署内で共有する会議の議事録なんてどんなにきれいに書いたって利益にはつながらないことが分かります。

議事録は何を話したかが分かればそれでいいので、そこに時間をかけてはいけないのです。

また忘年会の余興なんて本人達の自己満足以外のなにものでもありません。

どんな利益につながるかを意識するだけで、手を抜いていいところとダメなところが一目瞭然になりますよ。

寝不足が続いている

いうまでもなく寝不足は脳の活動を低下させるので必然的に仕事の効率が悪くなります。

寝不足が仕事の効率を下げることは科学的にも証明されています。

そのため時々寝不足自慢をしては「自分は頑張っている」とアピールする人がいますが、完全に勘違いでしかありません。

寝不足自慢は「自分は頑張っている」ではなく「自分の頭は回転していない」と公言しているようなものだということに気づきましょう。

仕事の効率を上げるためには睡眠が大切!

仕事の効率を上げるためには睡眠時間を大切にしましょう。

ホリエモンこと堀江貴文さんも、何万もの仕事を並行するためには睡眠は必須だといっており、一日8時間の睡眠時間を確保しているそうです。

ほかにもビルゲイツは7時間睡眠でしたし、オバマ元大統領も6時間は睡眠時間を確保していました。

成功者というと寝ずに働いているというイメージがあるかもしれませんが、決してそんなことはないのです。

【よく働く人ほどよく寝る】

このことを意識して、あなたも睡眠時間を大切にしましょう。

ミスや他人の言葉を引きずっている

ミスや他人の言葉を気にして引きずっていませんか?

このようなことを気にすると仕事に集中できませんし、判断力も鈍くなります。

とくに他人の言葉を気にしだすと、判断基準が「他人にどう思われるか」というものになり、正しい判断ができなくなります

気持ちを切り替えていこう!

ミスをしたり他人から厳しい言葉をかけられたりしても、引きずらずに気持ちを切り替えていきましょう。

ミスで大事なことは繰り返さないこと。

だから次からどうしたらいいかに気づけたら、もうそれ以上は気にしてはいけません。

他人からの言葉も学びとして受け止めたら、それ以上は悩んではいけません。

ましてや他人の目を気にして、そこを判断基準にしてはいけません。

ミスをしない人間、怒られたことのない人間なんていないのですから、気持ちを切り替えて前向きに仕事をしていきましょう。
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さいごに

一生懸命頑張っているのになぜか人より時間がかかってしまうというのは、あなたの能力が低いからではなく、単に効率の良い時間の使い方や頭の使い方を知らないだけです。

知らないから効率の悪い動き方をしているにすぎないだけ。

でもここで効率よく仕事をするための時間の使い方や考え方を知ることができました。

だから明日からもっともっと仕事を効率よくすることができるようになります。

仕事の効率をよくして、同僚のみんなをアッと驚かせてやりましょう!

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