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仕事開始前の10分間を使ってうまく段取りをするだけで、残業時間を劇的に減らすことができます。

ワーママにとって残業ほど頭を悩ませるものはありません。

保育園のお迎え時間があるから残業ができない。

だけど誰かに頼むのも申し訳ない。

この精神的なストレスによって退職さえ考えてしまいますよね。

でもこの残業によるストレスって、定時までに仕事を終わらせることができれば悩む必要がなくなりますよね?

ここではあなたのストレスを大幅にカットするために「仕事の段取り」によって残業ゼロを実現してみせます!

私も実際に使っているやり方で、本当に残業時間を大幅に減らすことができますのでぜひとも実践してみてください!

上手な段取りが残業時間を左右します

段取りとは物事を行う順序や手順。また、その準備という意味です。

この「準備」が上手くできたかどうかが、定時で終われるかどうかを左右します。

「段取り八分」という言葉は聞いたことがありますか?

「段取り八分」というのは、仕事は事前の準備が非常に重要であり、準備をきっちりしていれば仕事は8割終わったようなものだという意味です。

出典:段取り(ダンドリ)とは – コトバンク「段取り八分」というけれど | 仕事を通じた学び方

このような言葉があるくらい仕事をする上で段取りというのは非常に大事になるんです。

そのことを意識しながら本文を読んでいただけると、より実践で活用することができますよ。

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仕事開始前にすべき段取りの流れ

はじめに仕事を開始する前にすべき段取りの大まかな流れを説明します。

大まかな流れはこのようになります。

「定時に帰る」という強い思いを持つ

今日のやることをリスト化する

リストを重要度、緊急度別に仕分けする

定時から逆算してスケジュールを組む

仕事を開始する前にこのような流れで、一日の計画を立てるようにします。

この作業は慣れれば10分でできるようになりますよ。

ではこの段取りを一つ一つ解説していきますね。

仕事開始前にすべき段取りのとり方

「定時に帰る」という強い思いを持つ

まずは「定時に帰るんだ」という明確な目標を持ちましょう。

どんなに忙しくなったとしても「残業して対処する」という手段を考えてはいけません。

忙しくなった時に「残業するしかない」と考える人は、永遠に残業時間を減らすことはできないのです。

なぜならパーキンソンの法則といって、人は与えられた時間を目一杯使ってしまうという習性があるからです。

どういうことかというと、同じ作業でも10分で終わらせるようにと言われた場合は10分で終わらせることができるのに、1時間で終わらせるように言われた場合は1時間かかるんです。

そのため自分に定時というデッドラインを引けば定時で終わらせることができますし、残業することを前提に仕事をしている人は仕事を定時で終わらせることはできないのです。

なので絶対に最初から残業することを前提に考えたり、すぐに残業することで対処しようとしたりしてはいけません。

「自分は定時に帰るんだ」という強い思いを持って仕事をしましょう。

 今日のやることをリスト化する

仕事を始める前に本日しなければいけないことを全て書き出しましょう。

これはできるだけ詳細に書くようにします。

最初にすべきことを全て書き出すことで、無駄なく動くことができますし、「やり忘れ」というミスを防ぐこともできます。

なので「○○さんに△△のことを伝える」など一瞬で終わるようなことも書き出します。

やることリストを重要度・緊急度別に仕分けする

やることをリスト化した次は、そのリストを重要度・緊急度別に仕分けします。

1番大事な仕事は重要でかつ緊急なものです。

ミスによって損害がでる業務、今すぐ対処しなければ損害がでる業務が当てはまります。

また重要でかつ時間指定のあるものもここに書いておきましょう。

看護師である私の場合は、重要な点滴の管理、食前のインスリン投与、検査・オペ出しなどが当てはまります。

これらはミスや遅れによって患者さんの命や治療に影響が出てくるので一番重要な業務になります。

2番目に大事な仕事は緊急性はないが、ミスによって損害がでる業務です。

大事な仕事ではあるが今すぐする必要はなく、本日中に終われば問題がないものが当てはまります。

私の場合は明日の検査の準備、同意書の確認、明日以降の処方切れの確認などが当てはまります。

これらはミスがあった場合患者さんの治療に影響が出てしまうので、とても重要な仕事ではありますが、いますぐに対処しないといけないものではありません。

3つ目が一般的なルーティン業務です。

私の場合は日々の記録、清拭などのケアなどが当てはまります。

極端な言い方をすれば、たとえ抜けがあっても明らかな実害が出ないものです。

そして最後は今日しなくてもいい業務です。

私の場合は退院が未定の患者のサマリー記入などが当てはまります。

あなたもこのように重要度・緊急度別にリストを仕分けしてみましょう。
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定時から逆算してスケジュールを組む

リストの分類をした次はスケジュールを組みます。

定時時刻から逆算しながらやることリストをスケジュールに埋め込んでいきましょう。

まず一番に重要度が高く今すぐすべきもの、時間指定のあるものから埋め込んでいきます。

私の場合【11:30にインスリン投与】や【10時に心臓カテーテル検査出し】などが一番にスケジュールにはめ込まれます。

またその他に会議などの時間指定のものがあれば、この時に埋め込んでおきます。

そして次に時間指定のない重要度の高いものから順番にスケジュールに組んでいきます。

この時所要時間を意識しながら埋めていきましょう。

このようにスケジュールを組んでみると、今までなら定時で帰れていなかった業務量が意外と就業時間に収まることに気づきます。

後は組んだスケジュールを時間通りに行っていけばいいのです。

一つ一つの業務をする際もパーキンソンの法則を意識して、自分に制限時間を設けながら作業を行いましょう。

そうすれば計画通りに業務を進めることができます。

もし途中でイレギュラーなことが起きた場合は、再びスケジュールを分解して、今の時間から定時までの間にやることリストを埋め込んでいきましょう。

私も急変や緊急の入院などがあった場合、その瞬間に最重要業務がそれに当たるので、その時はスケジュールを分解して定時から逆算して組みなおしています。

昼休みはスケジュールの見直しをする

昼休みものんきにボーっとするのではなく、スケジュールが計画通りに進んでいるか見直す時間にしましょう。

そしてスケジュール通りに行えていないのであれば計画の修正をします。

さいごに

仕事開始前にしっかりと段取りをとるだけで残業時間を劇的に減らすことができます。

そしてこの段取りの取る時間は10分もかかりません。

なので10分早く出勤してコーヒーを飲みながらスケジュールを組んでもいいし、通勤の電車の中でスケジュールを組んでもいいです。

あなたの負担にならない形で毎朝この10分を確保してみてください。

それだけで残業時間を劇的に減らすことができますよ。

次回は仕事を効率化するテクニックについて解説します。

「要領がいいね」と言われたい方は必見です!

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