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毎日定時で帰れる人と、定時で帰れない人の違いは何だと思いますか?

実は定時までに仕事を終えて帰れる人と、定時になっても帰れない人の決定的な違いは「段取り八分思考」があるかどうかだけなんです。

段取り八分というのは「段取りをきちんとしておけば仕事は八割終わったようなもの」という意味ですが、定時に帰れない人というのは、この段取りができていません。

あなたは普段仕事をしていて、気が付いたら定時が過ぎているなんてことはありませんか?

また手の抜き方が分からず、全てに完璧を求めていませんか?

このような考え方の人はいつまでたっても定時には帰れません。

ここでは段取り八分思考の人だけが知っている、

・上手なスケジュールの組み方

・仕事の取捨選択の仕方

・手を抜いているのにミスを起こさない方法

をご紹介しています。

この段取り八分思考を身に付けて定時に帰れるようになりましょう!

 定時に帰る人は全体思考、帰れない人は部分思考

定時に帰る人は仕事の全体像をとらえ、そこから今自分が何をすべきかを考えます。

しかし定時に帰れない人は自分の仕事をアップで見すぎて、部分的にしかみれていません。

そのため他にもっと優先度の高い業務があったとしても視界に入れることができていないのです。

結果業務の優先順位に矛盾が生じていたり、時間配分もきちんとできなかったりという状況に陥るのです。

定時に帰れるようになるためには、自分の仕事をもっとズームアウトして全体像を把握をするようにしましょう。

仕事開始前に自分のすべきことを全体像としてとらえるだけで仕事の効率は格段にあがります。

なぜな自分は何をしなければいけないのか、そしてどの業務にどの程度の時間を割けるのかを事前に把握することができるからです。

そのためいつもより10分早く出勤して仕事の全体像と流れを把握する習慣を作りましょう。

特に週明けはバタバタする職場が多いと思いますが、この週明けのバタバタでも落ち着いて全体像の把握ができるようになるためには、前の週の金曜日の時点で月曜日しなければいけないことをまとめておくのもいいでしょう。

そうすることでみんながバタついている中でも、あなたは自分のすべきことを明確にして業務にあたることができますよ。
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 定時に帰る人は逆算思考、帰れない人は積み上げ思考

定時に帰る人は定時から逆算して自分のスケジュールを考えます。

しかし定時に帰れない人は、目の前の仕事をひとつずつこなし積み上げるようにして時間を使っていきます。

積み上げ思考の場合、自分の中で明確な時間の区切りがないのでどんどん業務が後につかえていき、結果定時を過ぎても仕事が残っているという状態になってしまうのです。

しかし定時から逆算してスケジュールを立てておけば、何に何分使えるのか区切りをつけることができます。

人は「何分で行う」と制限時間を設けた場合は、その時間内でできるという習性があるのでこの時間で区切るという作業は非常に大切なんです。

たとえばいつも20分かけて行っている作業でも、今日は時間がなくて10分で仕上げないといけない!となった場合、なぜか10分でできてしまうのです。

このような人間の習性を「パーキンソンの法則」といいます。

あなた自身もこのような経験はありませんか?

「あと3つの書類を書かないといけないのに、5分後には出社しないと打ち合わせに間に合わない!」という緊急事態に陥り必死で書類の処理をしたところ、ギリギリセーフで間に合った!というような経験。

このような経験はまさにパーキンソンの法則というやつです。

このような法則の力を借りるためにも、定時から逆算してスケジュールを組むようにしましょう。

こちらの記事にはスケジュールを組む具体的な方法を書いていますので参考にしてください。

定時に帰る人は8割思考、帰れない人は完璧思考

定時に帰る人は完璧を求めず8割程度できたらヨシとします。

しかし定時に帰れない人はすべて完璧にしようと考えます。

これは一見完璧思考の方が正しいように見えますが、実際のところ完璧思考の人は業務の本質がみえていないのです。

仕事というのはすべてにおいて「本質」があります。

たとえば「トイレ掃除」なら業務はトイレ掃除だけど、仕事の本質は「みんなが気持ちよくトイレを使えるように維持する」というものです。

この本質を理解していれば、たとえ手を抜いて掃除をしてもクレームにつながることはありません。

なぜなら本質が分かっていれば押さえておくべき部分と、こだわる必要のない部分が明確に分かるからです。

そのため定時に帰る人は8割思考でもきちんとしたパフォーマンスができるのです。

しかし定時に帰れない人は仕事の本質ではなく、業務の手順ばかり気にしているので手を抜くことができず、意味のないところにも時間をかけてしまうのです。

もし「本質」が何なのかが分からない時は「なぜ、これをしないといけないのか?」を考えるようにしてみましょう。

あなたがしている業務には一つ一つ理由があります。

・なぜ書類を2部用意しないといけないのか?

・なぜ上司の印鑑が必要なのか?

・なぜボールペンではなく鉛筆で記入しないといけないのか?

など、職場によって様々なルールがあるかと思いますが、それらルールには必ず理由があります。

「お客さま控えと、会社の控えがいるために書類が2部必要なんだ」とか「後から消せるように鉛筆で書いているんだ」など、何かしらの理由があります。

内容によっては、その理由こそが業務の本質とも言えるかもしれませんね。

この「なぜ~しないといけないのか?」を知っていれば、押さえるべきポイントや注意しないといけない点が分かります。

それが分かれば、そこさえ押さえておけば8割の力でも、相手を満足させられるパフォーマンスができますし、ミスを起こす確率だってグッと減らすことができるのです。

もしあなたが手の抜き方が分からないのであれば、一度自分の仕事の本質について考えてみましょう。
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定時に帰る人は引き算思考、帰れない人は足し算思考

 

先ほどの8割思考と重なる部分がありますが、定時で帰る人は引き算思考でものごとを考えるので自分の仕事でいらないと感じたものをどんどん削減していきます。

また時間や労力を使う作業に関しては効率化を考え、従来の仕事を自分仕様にカスタマイズして業務の引き算を行っていきます。

たとえば、何回も書かないといけない書類はテンプレートを作ってしまうとか、ついでに出来ることはまとめて行うというようなことをして、自分の負担を減らしていくのです。

しかし定時に帰れない人は削減という考えを持つことなく、単純に仕事の足し算を行ってしまうのです。

そのため引き算思考の人と足し算思考の人とではかかる業務時間に大きな差が生まれていきます。

この引き算ができるようになるためには、仕事の全体像を把握し、仕事の本質や目的を理解することが重要になります。

全体像の把握と本質の理解が出来ていれば、まとめて処理できるものを一斉に処理したり、無駄を徹底的にはぶいた自分だけの手順書を作ることができるのです。

定時に帰る人は先読み思考、帰れない人は土壇場思考

定時に帰る人は先読みをして予測される何通りかの状況に備えて準備しています。

「AをしたらBがくるのが普通だけど、CとDがくるときもある。もしCとDがきたらこうしよう」という感じです。

このように予測できる事態に対してある程度の動き方を考えているので、どのような状況になっても慌てることなく涼しい顔で対応できるのです。

しかし定時に帰れない人はこの先読み思考ができないので常に土壇場で対処します。

そのため非常に非効率的な動き方をしたり、とっさのできごとに判断を誤ってしまうのです。

この先読み力を鍛えるには、仕事終了時に明日すべきことをまとめておく習慣をつけましょう。

この習慣を身に付けると自然と先読み思考ができるようになります。

そして先読み思考が身に付けば無駄なく正確に対処できるようになり、結果仕事が早く終わるのです。

 定時に帰る人はテンプレ思考、帰れない人は一から思考

先程でも少し触れましたが、定時に帰る人は自分の仕事をテンプレ化しています。

例えば文章などの入力なら

冒頭は挨拶一文。

○○の件について以下確認お願いします。

要件の箇条書き

といった具合です。

自分の中でどのように文章を書くかテンプレ化しておけば、最初の一文でつまずくこともありません。

またテンプレ化するとよく使う言葉も一緒になってくるので、その言葉を辞書登録しておけばさらに時間の短縮ができます。

定時に帰れない人はこのようなテンプレを作ることなく、毎回初めの挨拶文で5分、10分と時間をかけてしまうのです。

なので文章を書くのが苦手、途中で手が進まなくなるという人ほどテンプレ化してしまいましょう。

そうすることで今までの作業時間を半分に圧縮できますよ。

もし自分で考えるのが難しい場合は上手い人の文章をマネして作ると簡単です。

 定時に帰る人は今すぐ思考、帰れない人は後で思考

定時に帰る人は2~3分で終わるような作業は後回しにすることなく、その場その場で片づけていきます。

そのため仕事が後にたまることもなければ「し忘れ」というミスを防ぐこともできます。

しかし定時に帰れない人ほど、なんでも「後でしよう」と言います。

そのためどんどん仕事が後にたまっていき、時に記憶から抜け落ちて「し忘れ」というミスをします。

以前、いつも残業している新人の子の指導についた際、その子が何でも「後でします」というので、2分で終わるような作業に関しては「今してしまい」とその場その場で片づけるように言いました。

そうすることでいつもは定時になってもあれもこれもと業務が残っているのに、その日は定時の時点で残ったのは看護記録だけという状況にすることができました。

(本当は定時までに全て終わらせるつもりだったので、目標達成には至りませんでしたがそれでも大進歩です)

細かい作業をその場その場で片付ければ、単に仕事をため込まないというだけでなく、残務をシンプルにすることができるので「し忘れ」というミスを予防することもできます。

なのでスケジュールに影響しないような2~3分でできる作業は、後に回さずに今すぐしてしまうという習慣をつくりましょう。
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さいごに

あらかじめ業務をテンプレ化したり、仕事の全体像を把握してスケジュールを組んだり、また仕事の本質を理解して無駄な作業はどんどん引き算していく。

このように仕事の段取りをしっかりと整えることで仕事にかかる時間を大幅に減らすことが可能になります。

そうすることであなたも定時に帰れるようになるので、ぜひ段取り八分思考を取り入れてみてくださいね!

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